Comment doit-on choisir un bureau de comptabilité ? La décision de coopérer avec un bureau d’expert comptable est une étape importante dans le développement d'une entreprise. Toutefois, pour qu'elle soit bénéfique, un entrepreneur doit choisir un prestataire de services qui non seulement répondra aux attentes du donneur d'ordre, mais les dépassera également en proposant des nouveautés technologiques et des innovations favorisant la coopération.
Bureau comptable - que faut-il assurer ?
Lorsque vous choisissez un bureau de comptabilité, il convient de vérifier d'abord si la société qui vous intéresse est certifiée par le ministère des finances. Le bureau qui peut s'en vanter aujourd'hui l'a certainement obtenu avant même la déréglementation. Cela signifie qu'il opère sur le marché depuis plus longtemps et qu'il possède l'expérience appropriée. Il convient également de noter qu'une personne titulaire d'un certificat délivré par le ministère des finances a dû passer un examen spécial qui confirme ses connaissances. Les comptables apprennent constamment, ce qui confirme leurs qualifications. Ils participent à des formations organisées, à des cours et ils complètent également des études pertinentes.
Les clients doivent également vérifier si le bureau leur offre la possibilité d'un accès complet à tous les documents comptables à tout moment. Bien que le bureau effectue la comptabilité au nom du client, l'entrepreneur doit constamment vérifier ce qui se passe dans les livres comptables et fiscaux. Après tout, c'est le client qui est le premier responsable devant les autorités de l'État, suivi par le cabinet comptable. Il confirme par sa signature la conformité des informations contenues dans les états financiers.
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Comment doit-on stocker les documents comptables ?
La comptabilité mérite donc d'être confiée à des spécialistes. Selon la loi sur la comptabilité, les livres peuvent être conservés en dehors du siège de l'entreprise, par exemple dans un bureau de comptabilité. Si les livres sont conservés dans un lieu différent du siège social de la société, le bureau des impôts doit en être informé et les livres doivent être mis à la disposition des autorités compétentes conformément aux principes énoncés dans la loi.
Le bureau doit donc accomplir toutes les formalités et s'assurer que les données confidentielles sont stockées en toute sécurité. L'équipe comptable doit veiller à ce que les documents ne soient pas perdus, détruits ou ne tombent pas entre les mains de personnes non autorisées. En outre, toutes les informations traitées par les comptables doivent être couvertes par le secret dit professionnel.
En effet, la tenue de livres est une tâche très responsable ; il faut donc vérifier si le bureau possède les connaissances et l'expérience nécessaires pour fournir des services professionnels. Même si, au vu des dispositions légales, un bureau de comptabilité peut être géré par n'importe qui, les certificats, les permis et l'assurance responsabilité civile sont les documents à demander. Il faut savoir qu'un tel certificat n'est jamais délivré pour l'ensemble du bureau, mais pour une personne nommée. Lorsque vous contactez une personne particulière qui tiendra vos comptes, demandez-lui si elle possède un certificat et, éventuellement, quand il a été délivré, ce qui témoigne également de l'expérience et des compétences du comptable.
Stockage des documents RH
Très souvent, ce sont les bureaux comptables qui prennent en charge la gestion des RH de l'entreprise. Bien qu'elle implique un coût supplémentaire, cette solution convient à de nombreuses entreprises, car la séparation des documents peut entraîner des problèmes d'organisation. Certains des documents RH sont des documents comptables. Le personnel de bureau qui s'occupe des questions RH doit être familiarisé avec la paie, les ressources humaines, le droit du travail et la sécurité sociale.
De plus, les entrepreneurs qui optent pour cette solution doivent également veiller à autoriser certaines personnes du bureau comptable à conserver les dossiers du personnel. L'autorisation doit remplir les conditions suivantes : elle doit être personnelle et concerner un employé donné.
Lorsqu'une entreprise décide de confier ses affaires à un bureau d’expert comptable, il faut se rappeler que la réglementation actuelle donne la possibilité de conserver les documents uniquement par écrit, uniquement sous forme électronique ou une combinaison de ces deux options. L'employeur doit donc décider de la forme qui lui convient le mieux. La situation est toutefois différente dans le cas des dossiers personnels, où il faut choisir une forme de conservation des documents. Au quotidien, les données importantes peuvent être stockées dans des archives électroniques, mais en cas de contrôle par un inspecteur du travail, elles devront être remises au siège de l'entreprise.